10 dicas essenciais para um canal de denúncias efetivo. Saiba como usá-las

O canal de denúncias é um elemento chave em um programa de integridade. Existem diversos benefícios que as empresas podem colher ao utilizar corretamente o canal, como redução das perdas causadas por fraudes, redução do assédio e melhora do clima organizacional. 

Para que a sua empresa possa desfrutar de tudo isso e muito mais, preparámos algumas dicas a seguir: 

Fase de implementação

As dicas abaixo são muito importantes para implementar o canal de denúncias do jeito certo e garantir a efetividade e o envolvimento dos utilizadores. 

Use um canal externo autónomo

Já falamos sobre os benefícios do canal de denúncias independente, que incluem a confiança e a segurança. 

• confiança: os colaboradores se mostram mais confortáveis para fazer relatos a pessoas ou sistemas fora da organização;
• segurança: maior segurança das informações e garantia de anonimato ao denunciante.

Defina o escopo do canal de denúncias

É necessário atrelar ao objetivo do projeto e também à matriz de riscos da empresa.

Escolha um canal com acessibilidade

Com a grande diversidade de pessoas com diferentes perfis e necessidades, é um desafio levar o canal de denúncias ao alcance de todos de forma simples e intuitiva. A utilização de tecnologia adequada para a captação dos relatos garante a acessibilidade para todas as necessidades e a disponibilidade 24 horas por dia, todos os dias. 

Prepare uma estrutura adequada dentro da empresa

Além da contratação do software para a captação dos relatos, a empresa precisa realizar algumas adequações internas para garantir a efetividade do canal de denúncias, tais como:

• envolvimento da alta liderança;
• equipa técnica treinada e dedicada à gestão do canal;
• Comité de Ética definido e devidamente arregimentado;
• criação de uma Política de Gestão do canal (passo a passo do recebimento até o encerramento dos relatos);
• procedimentos de apuração bem definidos;
• criação de política de medidas disciplinares.

Gestão e efetividade

O canal de denúncias é um elemento chave em um programa de integridade, mas as empresas devem considerar algumas práticas ao estabelecer ou melhorar seus canais. 

Dissemine a cultura de integridade

• a integridade deve ser um tema proeminente na Missão, Visão, Valores e outros documentos formais da empresa;
• é necessário realizar campanhas de treinamento e de sensibilização;
• deve ser perene: desde a entrada do colaborador e durante toda a jornada na empresa;
• diferentes tipos de comunicação para diferentes públicos: os colaboradores devem perceber a integridade no dia a dia;
• online e offline: é preciso alcançar o público administrativo e operacional;

Promova treinamentos

O treinamento de integridade é uma ação de prevenção e orientação sobre a conduta esperada dos colaboradores. Além disso, é uma forma de disseminação da cultura de integridade.  A participação de toda a organização é fundamental para garantir que todos estejam alinhados no assunto. 

Tenha uma equipa de triagem e apuração

A triagem será realizada pela definição dos especialistas designados para cuidar do relato. Em seguida, o processo de apuração será iniciado. O investigador deverá estudar as informações contidas na denúncia e avaliar se são suficientes para definir a estratégia de apuração e entrevistas (se necessário). Ao término de uma apuração, um relatório deve registrar as informações mais relevantes, incluindo a metodologia utilizada, atividades realizadas e as evidências encontradas. 

Reporte ao Comité de Integridade

O relatório de apuração deverá ser submetido ao Comité de Integridade para apreciação. Em seguida, o Comité irá acolher os factos investigados e decidir sobre a aplicação de medidas disciplinares. 

Tome decisões estratégicas

Com base nos dados e indicadores operacionais do canal de denúncias, recomenda-se que ações de prevenção aos desvios de conduta e infrações à legislação sejam definidas e implementadas. Assim, assegura-se que o canal de denúncias seja uma ferramenta efetiva de gestão e retroalimente toda a estrutura do Programa de Integridade e Conformidade. 

Implemente um Canal de Denúncias em conformidade com a nova Lei 93/2021

O WhistleOn possui um sistema de Canal de Denúncias para empresas, seguro e anónimo, que funciona em conformidade com a EU Whistleblower Directive e os principais regulamentos de privacidade da UE.

A plataforma permite-lhe gerar relatórios, automatizar informações e analisar os indicadores do seu programa de ética e conformidade. É um software que reúne num só local todas as ferramentas necessárias para alcançar a solução de canal de denúncias, como exigida pela nova Lei 93/2021.