¿Quiere saber cómo funcionan la gestión de las denuncias y las investigaciones internas? Este artículo fue desarrollado a partir del workshop realizado el 03 de noviembre de 2022, por el Ouvidor Digital, que trató sobre Gestión de Denuncias e Investigaciones Internas en la práctica. El panel fue conducido por Giovani Saavedra, Responsable de Derecho Digital y Compliance de Saavedra & Gottschefsky – Sociedade de Advogados, y por Paulo Acorroni, CEO de Ouvidor Digital.

Canal de denuncias como herramienta de captura de denuncias con información necesaria para el proceso de investigación

El proceso de investigación se basa en una denuncia realizada a través de un canal de denuncias. Para que este proceso se realice de la mejor manera posible y sin riesgos de filtración o conflicto de intereses, es necesario establecer principios que impliquen una gobernanza aplicada al ámbito de las investigaciones corporativas.

Para garantizar que no haya conflicto de intereses y también para mantener el anonimato del denunciante, la elección del canal de denuncia debe hacerse en función de las funcionalidades ofrecidas por la herramienta.

Cómo funciona el proceso de denuncia

En primer lugar, el público, tanto interno como externo, debe conocer el canal. Más que saber cuál es el enlace de acceso, es necesario que los interesados sepan qué es, para qué sirve, qué tipos de denuncias se pueden hacer, cómo identificar una mala conducta y cuál es la diferencia entre un canal de denuncia y un defensor del pueblo.

Una vez que se sabe cómo identificar este tipo de situaciones, al presenciar o tener conocimiento de una conducta indebida, el denunciante puede hacer una denuncia a través del canal de denuncia. Por otro lado, la denuncia es recibida por un especialista, que realiza el cribado y la curación de las denuncias para remitirlas al Comité de Investigación de la empresa.

A continuación, si la denuncia es fundada, el Comité lleva a cabo la investigación y el tratamiento. El Canal de Denuncias de WhistleOn proporciona indicadores que retroalimentan el programa de integridad y cumplimiento de las empresas.

Gestión de denuncias versus investigación

No todas las denuncias realizadas en el canal desencadenarán una investigación corporativa. La criba es hecha por un equipo que indicará si la denuncia es fundada y objeto de investigación, pues hay denuncias que pueden ser constatadas de forma más simple por miembros del Comité de Ética de la empresa.

Si la denuncia involucra conductas que pueden generar demandas contra la organización, se requiere una investigación más profunda con un equipo especializado, que puede ser subcontratado, explica el Dr. Saavedra.

La función de la investigación es averiguar y responder preguntas clave para identificar:

• Los autores
• La acción denunciada
• Quiénes son las víctimas
• Quién lo presenció
• Dónde ocurrió
• De qué manera ocurrió
• Cuáles son los motivos que llevaron al hecho
• Cuál es el impacto financiero

Con estas respuestas en la mano, el equipo de investigación puede determinar lo que debe hacerse, basándose en los requisitos de cumplimiento y gobernanza interna. Y, a partir de estos datos, la empresa puede (¡y debe!) adoptar procedimientos para evitar que vuelva a ocurrir, con el uso de formación o nuevos protocolos de seguridad, por ejemplo.