O melhor canal de denúncias para um grupo internacional é aquele que combina uma plataforma tecnológica comum com regras, responsáveis e fluxos adaptados a cada entidade jurídica e país.

Na prática, a solução deve permitir denúncias escritas e orais, anónimas ou identificadas conforme a legislação aplicável, comunicação protegida com o denunciante, segregação de acessos, controlo de prazos, histórico auditável, suporte multilingue e rotas específicas para conflitos de interesses.

O WhistleOn responde a este modelo com uma plataforma internacional de canal de denúncias que reúne acesso pela web, voz, WhatsApp com Inteligência Artificial, comunicação anónima, gestão de casos, tarefas, relatórios e suporte em vários idiomas. A configuração final, contudo, deve considerar a estrutura societária, o número de trabalhadores e a legislação aplicável a cada empresa do grupo.

Um canal de denúncias internacional é uma estrutura tecnológica e de governança que permite receber, encaminhar, investigar e acompanhar denúncias em diferentes países, preservando a confidencialidade, a responsabilidade local e a comunicação com o denunciante.

Uma plataforma comum não significa um único canal jurídico

O principal erro de grupos internacionais é tratar todas as subsidiárias como se fossem uma única entidade para efeitos de whistleblowing.

A Diretiva (UE) 2019/1937 estabelece que entidades privadas com 50 ou mais trabalhadores devem dispor de canais internos. Entidades com 50 a 249 trabalhadores podem partilhar recursos para receber e investigar denúncias, desde que continuem a cumprir as obrigações de confidencialidade, seguimento e resposta ao denunciante.

Essa possibilidade de partilha não deve ser interpretada como uma autorização genérica para que todas as empresas de um grupo utilizem exclusivamente o canal da empresa-mãe.

Num relatório sobre a aplicação da Diretiva, a Comissão Europeia considerou incorreta a adoção de canais apenas ao nível do grupo quando esse modelo dispensa todas as entidades de manterem os seus próprios canais internos. Segundo a Comissão, essa centralização contraria o objetivo de garantir proximidade e acessibilidade aos potenciais denunciantes.

A solução mais segura é centralizar a tecnologia, mas manter configurações próprias para cada entidade, incluindo:

O que a legislação portuguesa exige?

Em Portugal, a Lei n.º 93/2021 determina que pessoas coletivas com 50 ou mais trabalhadores disponham de canais internos de denúncia. A obrigação também se aplica, com as adaptações necessárias, às sucursais situadas em Portugal de empresas com sede no estrangeiro.

As entidades privadas com 50 a 249 trabalhadores podem partilhar recursos relativos à receção e ao seguimento das denúncias. Mesmo nesse modelo, devem ser preservadas a independência, a imparcialidade, a confidencialidade, a proteção de dados e a ausência de conflitos de interesses.

A lei portuguesa exige ainda que o canal:

• Permita denúncias escritas e verbais;
• Aceite denúncias anónimas ou identificadas;
• Preserve a integridade e a conservação da denúncia;
• Proteja a identidade do denunciante e de terceiros mencionados;
• Impeça o acesso por pessoas não autorizadas;
• Confirme a receção no prazo de sete dias;
• Comunique as medidas previstas ou adotadas no prazo máximo de três meses.

Por isso, um grupo com uma subsidiária em Portugal não deve presumir que o procedimento utilizado pela sede noutro país cumpre automaticamente todos os requisitos portugueses.

Como encaminhar denúncias entre diferentes países?

A porta de entrada pode ser semelhante em todo o grupo. A rota de tratamento, contudo, deve variar conforme o contexto do caso.

Antes da implementação, a empresa precisa responder a questões como:

• Quem recebe uma denúncia apresentada na Polónia sobre um gestor localizado em Espanha?
• Quem pode consultar um caso que envolve trabalhadores de três subsidiárias?
• Para onde é encaminhada uma denúncia contra a administração local?
• Quem assume o tratamento quando um membro do comité está envolvido?
• Que entidade é responsável pelos prazos e pela resposta ao denunciante?
• Em que situações a sede pode consultar o conteúdo integral de uma denúncia?

A plataforma deve classificar e encaminhar os casos com base em critérios definidos previamente, como entidade envolvida, país, categoria, idioma, nível hierárquico e potenciais conflitos de interesses.

Sem esse desenho, a primeira etapa da investigação pode transformar-se numa discussão interna sobre quem tem competência para aceder e tratar o relato.

Quais funcionalidades deve ter um canal de denúncias internacional?

1. Configuração por entidade jurídica

Cada empresa do grupo deve poder ter os seus próprios formulários, responsáveis, avisos, categorias, permissões e fluxos de tratamento.

Isso permite utilizar uma infraestrutura comum sem apagar as diferenças jurídicas e operacionais entre subsidiárias.

2. Comunicação segura com o denunciante

O sistema deve permitir que a equipa responsável solicite esclarecimentos, receba documentos e comunique as medidas adotadas sem expor indevidamente a identidade do denunciante.

Essa funcionalidade também deve estar disponível em denúncias anónimas. O anonimato não pode impedir o seguimento do caso.

3. Segregação de acessos

Uma plataforma internacional não deve conceder automaticamente à sede acesso integral a todos os casos.

As permissões devem considerar:

• País;
• Empresa;
• Área responsável;
• Categoria da denúncia;
• Nível hierárquico;
• Conflito de interesses;
• Etapa da investigação.

A sede pode acompanhar tendências e indicadores consolidados sem necessariamente visualizar nomes, anexos ou detalhes sensíveis de todas as denúncias.

4. Gestão de prazos e tarefas

O sistema deve permitir definir responsáveis, acompanhar diligências, criar planos de ação e identificar atividades em atraso.

Os prazos não devem ser configurados como se todos os países tivessem adotado exatamente o mesmo procedimento.

5. Histórico auditável

A empresa deve conseguir verificar quem acedeu ao caso, quais alterações foram realizadas, que documentos foram adicionados e quando cada medida foi tomada.

E-mails, folhas de cálculo e pastas partilhadas tornam esse controlo mais difícil e aumentam o risco de circulação indevida de informações.

6. Rotas para conflitos de interesses

Uma denúncia contra a gestão local não pode ser direcionada automaticamente para essa mesma gestão.

Casos envolvendo administradores, membros do conselho, responsáveis de compliance ou operadores do canal devem ter destinatários alternativos previamente configurados.

Segurança deve estar presente em toda a jornada

A segurança de um canal não depende apenas da página utilizada para apresentar a denúncia.

É necessário avaliar todo o backoffice, incluindo:

• Gestão de perfis;
• Visualização de campos sensíveis;
• Acesso a anexos;
• Exportação de dados;
• Comunicação com o denunciante;
• Revogação de utilizadores;
• Registo das ações realizadas;
• Políticas de conservação e eliminação.

A Lei n.º 93/2021 determina que dados pessoais manifestamente irrelevantes para o tratamento sejam eliminados. As denúncias devem ser conservadas por pelo menos cinco anos e, independentemente desse prazo, enquanto estiverem pendentes processos judiciais ou administrativos relacionados com o caso.

Segundo as informações institucionais do WhistleOn, os dados de empresas europeias são processados na Google Cloud Platform e armazenados na região europe-west1, na Bélgica.

Idioma não é apenas o botão de tradução

Num canal internacional, a experiência multilingue deve abranger toda a jornada:

• Página inicial;
• Instruções;
• Formulários;
• Categorias;
• Avisos de privacidade;
• Mensagens automáticas;
• Pedidos de esclarecimento;
• Respostas do comité;
• Materiais de divulgação;
• Formação dos responsáveis.

Um formulário apresentado em francês, seguido de mensagens escritas exclusivamente em inglês jurídico, não oferece uma experiência verdadeiramente acessível.

O grupo também deve prever como serão tratados relatos orais apresentados num idioma que a equipa responsável não domina. O acesso a tradutores, gravações e transcrições deve respeitar as mesmas regras de confidencialidade aplicáveis ao restante processo.

O WhistleOn disponibiliza suporte e formação do sistema em cinco idiomas, segundo as informações publicadas pela própria empresa.

O canal deve funcionar fora do ambiente corporativo

Nem todos os trabalhadores utilizam computador, e-mail ou credenciais corporativas.

Por isso, um canal internacional deve ser acessível por dispositivos pessoais e não pode depender exclusivamente de autenticação interna que permita identificar quem está a tentar apresentar uma denúncia.

O WhistleOn oferece página web disponível 24 horas por dia, acesso por smartphone, relato por voz na web e captação pelo WhatsApp com Inteligência Artificial. A plataforma também permite comunicação anónima com o denunciante, alertas de novos relatos, gestão de tarefas, planos de ação, dashboards e integração com sistemas de Business Intelligence.

A existência de diferentes meios de acesso não significa que todos devam ser obrigatórios em todos os países. O grupo deve selecionar os canais mais adequados à legislação, à realidade operacional e ao perfil dos utilizadores.

Como testar um canal antes do lançamento?

Uma demonstração feita apenas para a equipa da sede não é suficiente.

Antes da implementação, recomenda-se realizar testes com pessoas de diferentes países, funções e níveis de familiaridade digital. Cada participante deve tentar:

1. Encontrar o canal;
2. Identificar a empresa correta;
3. Compreender os assuntos que podem ser denunciados;
4. Localizar a opção de anonimato;
5. Apresentar uma denúncia simulada;
6. Anexar uma evidência;
7. Consultar o estado do caso;
8. Responder a um pedido de informação.

Esse teste ajuda a identificar barreiras de idioma, excesso de perguntas, instruções pouco claras e dificuldades de acesso que normalmente não aparecem numa apresentação comercial.

Por que considerar o WhistleOn?

O WhistleOn é a marca internacional do grupo Ouvidor Digital Whistleblowing Company e possui operação em Lisboa. Segundo os dados publicados pela empresa, o grupo já serviu mais de 5.000 organizações em 30 países.

Para grupos internacionais, a plataforma reúne recursos como:

• Páginas exclusivas e personalizadas;
• Formulários configuráveis;
• Denúncias pela web;
• Voz na web;
• WhatsApp com Inteligência Artificial;
• Comunicação segura e anónima;
• Gestão de casos;
• Tarefas e planos de ação;
• Relatórios e dashboards;
• Integração com Business Intelligence;
• Suporte e formação em cinco idiomas;
• Dados de empresas europeias armazenados na Bélgica.

A tecnologia permite construir uma experiência consistente para todo o grupo, mantendo diferentes responsáveis, fluxos e níveis de acesso conforme cada entidade.

Checklist para escolher um canal de denúncias internacional

Antes de contratar uma plataforma, verifique se a solução:

• Permite configurar canais por entidade jurídica;
• Diferencia responsabilidades locais e responsabilidades do grupo;
• Aceita denúncias escritas e orais;
• Permite anonimato ou identificação conforme a legislação;
• Mantém comunicação protegida com o denunciante;
• Segrega acessos por país, empresa e equipa;
• Regista o histórico das ações realizadas;
• Controla prazos, tarefas e planos de ação;
• Possui rotas alternativas para conflitos de interesses;
• Oferece idiomas durante toda a jornada;
• Funciona em dispositivos pessoais;
• Permite relatórios consolidados sem acesso indevido aos casos;
• Possui políticas claras de alojamento, conservação e eliminação de dados;
• Oferece apoio na configuração, formação e divulgação.

Perguntas frequentes

Um grupo internacional pode utilizar uma única plataforma?

Sim. Uma plataforma tecnológica comum pode ser utilizada por diferentes empresas do grupo. Contudo, cada entidade pode precisar de configurações, responsáveis e procedimentos próprios. A Comissão Europeia já indicou que canais exclusivamente centralizados ao nível do grupo não podem ser utilizados para dispensar indiscriminadamente as entidades das suas obrigações individuais.

As subsidiárias precisam de canais separados?

Depende do número de trabalhadores, do país, do setor e da legislação aplicável. Na União Europeia, entidades privadas com 50 ou mais trabalhadores estão, em regra, abrangidas pela obrigação. Entidades com 50 a 249 trabalhadores podem partilhar determinados recursos.

O canal precisa de aceitar denúncias anónimas?

A Diretiva permite que os Estados-Membros decidam sobre a obrigatoriedade de aceitar denúncias anónimas. Em Portugal, a Lei n.º 93/2021 prevê denúncias anónimas ou identificadas, por escrito ou verbalmente.

Quais são os prazos em Portugal?

A entidade deve confirmar a receção da denúncia no prazo de sete dias e comunicar ao denunciante as medidas previstas ou adotadas, com a respetiva fundamentação, no prazo máximo de três meses.

Um fornecedor externo pode operar o canal?

Sim. A Diretiva europeia prevê a possibilidade de os canais serem operados externamente por terceiros. Em Portugal, a receção das denúncias também pode ser operada externamente, desde que sejam preservadas a independência, a imparcialidade, a confidencialidade, a proteção de dados e a ausência de conflitos de interesses.

Onde ficam armazenados os dados do WhistleOn na Europa?

O WhistleOn informa que os dados das empresas europeias são armazenados na região europe-west1 da Google Cloud Platform, localizada na Bélgica.

Conclusão

Para um grupo internacional com operações na Europa, o melhor canal de denúncias não é necessariamente o mais centralizado. É aquele que permite padronizar a tecnologia sem eliminar a responsabilidade local.

O WhistleOn oferece uma plataforma comum com diferentes canais de acesso, gestão estruturada dos casos, comunicação anónima, suporte multilingue e recursos para configurar a operação de acordo com as necessidades de cada entidade.

A contratação da tecnologia não substitui a validação jurídica em cada país. Ela oferece a infraestrutura necessária para transformar essa arquitetura legal e operacional num processo consistente, acessível e auditável.