Um canal de denúncias só cumpre verdadeiramente a sua função quando os trabalhadores confiam nele e o utilizam sempre que identificam uma situação que possa colocar em causa a ética, a integridade ou o cumprimento das normas da organização.

No entanto, muitas empresas continuam a enfrentar um desafio comum: apesar de disporem de um canal de denúncias, os relatos são escassos. Na maioria dos casos, o problema não está na tecnologia, mas sim na falta de confiança, no receio de retaliação ou no desconhecimento sobre o funcionamento do processo.

Por isso, incentivar a utilização do canal de denúncias deve fazer parte da estratégia de compliance, de gestão de risco e de cultura organizacional. Mais do que cumprir uma obrigação legal, trata-se de criar um ambiente onde as pessoas se sintam seguras para comunicar preocupações antes que estas evoluam para problemas mais graves.

Comunicar de forma clara o funcionamento do canal

Um dos principais obstáculos à utilização do canal é a falta de informação.

Os trabalhadores devem compreender claramente:

• que situações podem ser comunicadas;
• quem pode apresentar uma denúncia;
• quais os canais disponíveis para o fazer;
• quem terá acesso às informações;
• como é garantida a confidencialidade;
• quais são as etapas de análise e acompanhamento.

A comunicação deve ser contínua e integrada na vida da organização. Ações de sensibilização, campanhas internas, sessões de formação e conteúdos disponibilizados na intranet ajudam a reforçar a confiança e a manter o tema presente.

Quanto mais transparente for o processo, maior será a probabilidade de o canal ser utilizado de forma responsável.

Garantir confidencialidade e proteção dos denunciantes

Em Portugal, a Lei n.º 93/2021 estabelece medidas de proteção para as pessoas que denunciam infrações e proíbe qualquer forma de retaliação contra denunciantes que atuem de boa-fé.

Para além do cumprimento legal, é essencial que a organização demonstre, na prática, que protege quem comunica uma preocupação legítima.

Sempre que possível, o canal deve permitir a apresentação de denúncias anónimas e assegurar mecanismos técnicos que protejam a identidade do denunciante.

Quando os trabalhadores acreditam que a confidencialidade será respeitada, a confiança aumenta e a probabilidade de comunicação de situações relevantes torna-se significativamente maior.

Integrar o canal de denúncias na cultura organizacional

O canal de denúncias não deve ser apresentado apenas como um mecanismo para comunicar irregularidades.

Deve ser encarado como uma ferramenta de melhoria contínua, capaz de identificar riscos, prevenir conflitos, proteger pessoas e fortalecer a cultura ética.

Para isso, a liderança desempenha um papel determinante. Gestores e responsáveis de equipa devem transmitir uma mensagem consistente: reportar uma preocupação é um ato de responsabilidade e de proteção da organização, e não um motivo de penalização.

Os programas de compliance, os códigos de conduta e as formações periódicas devem reforçar esta mensagem, demonstrando que a ética faz parte da estratégia da empresa.

Dar seguimento às denúncias com rigor e transparência

Nenhuma campanha de comunicação será eficaz se os trabalhadores perceberem que as denúncias não são analisadas ou que não produzem qualquer consequência.

Cada relato deve ser tratado com independência, imparcialidade e dentro dos prazos legalmente previstos.

Sempre que possível, e respeitando a confidencialidade do processo, é importante manter o denunciante informado sobre o estado da denúncia. Este acompanhamento demonstra que a organização leva todas as comunicações a sério.

Além disso, a implementação de medidas corretivas, sempre que justificadas, reforça a credibilidade do canal e incentiva novos relatos.

Apostar numa gestão independente do canal

Um dos fatores que mais influencia a confiança dos trabalhadores é a perceção de independência.

Quando o canal é gerido por uma entidade externa e especializada, reduz-se o risco de conflitos de interesses e reforça-se a imparcialidade na receção e triagem das denúncias.

Esta abordagem transmite maior segurança aos trabalhadores, aumenta a credibilidade do processo e contribui para uma maior utilização do canal.

Ao mesmo tempo, permite que a organização beneficie de processos estruturados, rastreabilidade, cumprimento dos requisitos legais e uma gestão mais eficiente dos relatos.

Conclusão

Promover a utilização do canal de denúncias exige muito mais do que disponibilizar uma plataforma.

É necessário construir confiança através de uma comunicação clara, garantir a proteção dos denunciantes, responder aos relatos com rigor e integrar o canal na cultura organizacional.

Quando estes elementos estão presentes, o canal deixa de ser apenas um requisito legal e transforma-se numa ferramenta estratégica para identificar riscos, prevenir infrações e fortalecer a confiança dentro da organização.

Se pretende implementar ou reforçar um canal de denúncias alinhado com a legislação portuguesa e com as melhores práticas europeias, conheça as soluções do WhistleOn. Uma plataforma independente, segura e preparada para ajudar a transformar relatos em ações concretas de prevenção e melhoria contínua.