A forma como o canal de denúncias é implementado pode fortalecer ou abalar a cultura da empresa. Apesar de ser uma ferramenta essencial para a integridade organizacional, muitos canais acabam por não cumprir o seu papel devido a erros evitáveis.

No WhistleOn, acompanhamos diariamente organizações em diferentes níveis de maturidade em compliance, o que nos permite identificar claramente os caminhos que levam à eficácia ou ao fracasso. Confira os erros mais comuns:

1. Implementar o canal apenas para cumprir exigências legais

Um dos maiores equívocos é criar o canal só para «estar em conformidade». Quando o objetivo é apenas atender auditorias ou legislação, a empresa transmite uma mensagem perigosa: a de que a ética é apenas um protocolo, não um valor.

Esta abordagem compromete a confiança dos colaboradores e, frequentemente, não gera qualquer resultado. O canal deve ser um pilar estratégico da cultura organizacional, com apoio da gestão de topo e propósito claro.

Empresas que integram os seus canais na estratégia de governação são mais bem avaliadas por investidores e stakeholders (OCDE, 2023).

2. Não envolver os colaboradores desde o início

O momento do onboarding é uma oportunidade crucial: é quando o colaborador começa a compreender os valores da empresa. Se o canal for apresentado com clareza desde o início, como uma ferramenta de proteção e escuta, a perceção muda completamente.

Programas que incluem o canal nas formações iniciais aumentam em até 50% a probabilidade de relatos de condutas inadequadas (ECI, 2024). Quer criar uma cultura de confiança? Comece desde o primeiro dia.

3. Falta de acessibilidade e divulgação

O canal precisa de estar ao alcance de todos, e isto vai muito além de ter um formulário online.

É necessário considerar diversidade, linguagem clara, múltiplos formatos de acesso (inclusive offline) e comunicação contínua. Se o colaborador nem sequer sabe que o canal existe, ou não compreende como utilizá-lo, de que serve tê-lo?

Dica prática: utilize códigos QR, materiais visuais simples e reforços frequentes na intranet ou nos murais. Comunicar é tão importante quanto implementar.

4. Não ter um fluxo interno claro

Receber a denúncia é apenas o início. Sem um fluxo bem estruturado, com etapas claras de triagem, apuração e retorno, a empresa corre riscos sérios: perda de credibilidade, exposição de dados ou até revitimização do denunciante.

É fundamental que este fluxo contemple uma política clara de garantia de anonimato e não retaliação, protegendo denunciantes de boa-fé e reforçando a confiança no canal.

Ter um processo seguro e auditável faz toda a diferença. Sistemas como o do WhistleOn ajudam a padronizar e profissionalizar este atendimento, evitando improvisações e protegendo todas as partes envolvidas.

5. Não dar retorno ao denunciante

Este é talvez o erro mais comum, e mais frustrante para quem decide falar.

Dar um retorno (ainda que breve e sem revelar detalhes) demonstra respeito, seriedade e reforça a confiança no canal. Caso contrário, o silêncio pode gerar sensação de impunidade e desincentivar futuras denúncias.

Empresas que fornecem feedback estruturado ao denunciante registam aumento na confiança e qualidade dos relatos (NAVEX, 2024).

BÓNUS: Ignorar a importância de um parceiro especializado

Muitas empresas tentam gerir sozinhas o canal de denúncias. Criam formulários improvisados, utilizam folhas de cálculo manuais ou plataformas genéricas, e acabam por enfrentar falhas de segurança, desorganização e baixa eficácia.

A seriedade do tema exige uma estrutura robusta, segura e ética. Não basta receber a denúncia, é preciso garantir anonimato, organizar os fluxos, registar evidências, manter a rastreabilidade e, principalmente, proteger quem decide confiar na empresa.

É por isso que o WhistleOn existe: para ajudar organizações a criar canais de escuta verdadeiramente eficazes, com tecnologia especializada, inteligência de dados e suporte humano em todas as etapas, da captura ao encerramento do caso.

Com o parceiro certo, evita todos os erros citados neste artigo e transforma o canal de denúncias num ativo valioso de integridade e governação.

Escrito por Álvaro Urcelino e Vania Sousa, do time de Customer Success do WhistleOn