Anonimato e confidencialidade são frequentemente utilizados como sinónimos quando se fala de canais de denúncias. Mas não significam a mesma coisa.

A diferença é relevante para quem apresenta uma denúncia, para quem a recebe e para a própria organização. Um canal pode proteger a confidencialidade de um denunciante identificado e, ao mesmo tempo, permitir que outra pessoa apresente uma denúncia sem revelar a sua identidade.

Em Portugal, esta distinção não é apenas conceptual. A Lei n.º 93/2021 determina que os canais de denúncia interna permitam a apresentação de denúncias anónimas ou com identificação do denunciante e estabelece regras específicas para proteger a confidencialidade da identidade quando esta é conhecida.

Perceber a diferença entre anonimato, confidencialidade e proteção de dados é, por isso, essencial para avaliar se um canal de denúncias está realmente preparado para proteger quem comunica uma irregularidade.

O que significa anonimato num canal de denúncias?

Uma denúncia é anónima quando a identidade da pessoa que a apresenta não é conhecida pela organização.

Neste cenário, o denunciante não fornece o nome nem outros elementos destinados a identificá-lo. O próprio canal deve estar estruturado para permitir que essa opção seja exercida de forma segura.

A Lei n.º 93/2021 estabelece que os canais de denúncia interna devem permitir a apresentação de denúncias anónimas ou com identificação do denunciante. Determina ainda que estes canais assegurem a confidencialidade da identidade ou o anonimato dos denunciantes e impeçam o acesso de pessoas não autorizadas.

Na prática, garantir anonimato exige mais do que retirar um campo denominado “nome” de um formulário.

A organização deve avaliar se a solução utilizada recolhe ou disponibiliza informações que possam permitir a identificação indireta da pessoa, se os anexos podem conter dados identificativos e se o processo permite continuar a comunicar com o denunciante sem obrigá-lo a revelar quem é.

É precisamente aqui que a arquitetura tecnológica do canal assume importância.

O que significa confidencialidade?

Na confidencialidade, a situação é diferente.

A identidade do denunciante pode ser conhecida, mas o acesso a essa informação fica limitado às pessoas responsáveis por receber ou dar seguimento à denúncia.

O artigo 18.º da Lei n.º 93/2021 estabelece que tanto a identidade do denunciante como as informações que permitam deduzi-la direta ou indiretamente têm natureza confidencial e acesso restrito. Esta obrigação estende-se também a quem tenha recebido informação sobre a denúncia, mesmo que não seja responsável pelo respetivo tratamento.

A identidade do denunciante apenas pode ser divulgada quando exista uma obrigação legal ou uma decisão judicial. Como regra, essa divulgação deve ser precedida de uma comunicação escrita ao denunciante com os respetivos motivos, exceto quando essa informação possa comprometer uma investigação ou um processo judicial.

Por isso, confidencialidade não significa simplesmente prometer que “o nome não será divulgado”.

Exige controlo efetivo sobre quem pode consultar o processo, quais as informações a que cada utilizador tem acesso e de que forma esses dados circulam dentro da organização.

Anonimato e confidencialidade são a mesma coisa?

Não.

A forma mais simples de distinguir os dois conceitos é olhar para uma pergunta: a organização conhece a identidade de quem apresentou a denúncia?

No anonimato, não conhece.

Na confidencialidade, pode conhecer, mas tem o dever de proteger essa identidade e restringir o acesso à informação.

Há ainda uma terceira dimensão que não deve ser confundida com nenhuma das anteriores: a proteção de dados pessoais.

Uma denúncia pode ser anónima e, ainda assim, conter dados pessoais de outras pessoas mencionadas no relato. Da mesma forma, uma denúncia identificada envolve necessariamente o tratamento de dados do próprio denunciante.

É por isso que anonimato, confidencialidade e proteção de dados devem funcionar de forma articulada.

Onde entra o RGPD no canal de denúncias?

O tratamento das informações recebidas através de um canal de denúncias está também sujeito às regras de proteção de dados.

O artigo 19.º da Lei n.º 93/2021 remete expressamente para o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, o RGPD, e para a legislação nacional aplicável. A própria lei determina que dados pessoais manifestamente irrelevantes para o tratamento de uma denúncia não devem ser conservados e devem ser imediatamente apagados.

Esta regra tem consequências práticas.

Uma denúncia pode incluir nomes de terceiros, informações pessoais, documentos, fotografias ou outros dados que não sejam necessários para analisar a situação comunicada. O facto de essas informações terem chegado ao canal não significa que devam permanecer indefinidamente no processo.

O princípio da minimização de dados previsto no RGPD exige que sejam tratados apenas os dados adequados, pertinentes e necessários para a finalidade em causa. O regulamento estabelece também o princípio da limitação da conservação, segundo o qual os dados pessoais não devem permanecer identificáveis durante mais tempo do que o necessário para a finalidade do tratamento.

Um canal de denúncias deve, portanto, ser pensado não apenas para receber informação, mas também para controlar quem lhe acede, por que motivo, durante quanto tempo e em que condições.

Durante quanto tempo devem ser conservadas as denúncias?

A Lei n.º 93/2021 estabelece um período mínimo específico.

As entidades responsáveis por receber e tratar denúncias devem manter um registo das denúncias recebidas e conservá-las durante, pelo menos, cinco anos. Caso existam processos judiciais ou administrativos relacionados com a denúncia, a conservação deve manter-se durante a respetiva pendência, independentemente daquele prazo.

Este dever de conservação deve ser conjugado com as regras de proteção de dados.

Isto significa que conservar a denúncia não equivale a conservar indiscriminadamente todos os dados pessoais que tenham sido incluídos no processo. Informações manifestamente irrelevantes para o tratamento devem ser eliminadas, conforme determina a própria Lei n.º 93/2021.

Porque é que um endereço de e-mail comum pode não ser suficiente?

Um endereço de e-mail dedicado pode parecer uma forma simples de criar um canal de denúncias. O problema surge quando se tenta garantir, através de uma ferramenta de comunicação convencional, requisitos que exigem níveis específicos de anonimato, confidencialidade, restrição de acessos e gestão do processo.

Uma mensagem de e-mail pode, por exemplo, identificar diretamente o remetente. Pode ainda circular através de sistemas de correio eletrónico, cópias, notificações ou processos de backup que não foram concebidos especificamente para a gestão de denúncias.

Isto não significa que a legislação imponha uma determinada tecnologia. Significa que a organização tem de ser capaz de demonstrar que o meio escolhido assegura os requisitos previstos na lei.

A Lei n.º 93/2021 exige que os canais permitam uma apresentação e um seguimento seguros das denúncias, garantindo a sua integridade e conservação, a confidencialidade ou o anonimato e impedindo o acesso de pessoas não autorizadas.

Por isso, a pergunta relevante não deve ser apenas “temos um endereço para receber denúncias?”, mas sim “o nosso processo consegue proteger a pessoa e a informação desde a apresentação da denúncia até ao encerramento do caso?”.

A tecnologia é apenas uma parte da confidencialidade

Uma plataforma adequada reduz riscos, mas a tecnologia, por si só, não resolve toda a questão.

A organização também precisa de definir quem recebe as denúncias, quem pode consultar cada processo, como são geridos os conflitos de interesses, que informação pode ser partilhada durante uma averiguação e como são documentadas as decisões.

O próprio MENAC salienta a necessidade de procedimentos para a receção, análise e tratamento das denúncias que assegurem confidencialidade, segurança e imparcialidade.

Um sistema que permita configurar perfis de acesso, separar responsabilidades e manter registos das ações realizadas facilita essa governação.

Mas esses recursos devem estar acompanhados por procedimentos internos claros e por pessoas devidamente preparadas para gerir informação sensível.

E se a denúncia for anónima? É possível continuar a comunicar?

Sim, desde que o canal tenha sido concebido para isso.

O anonimato não deve impedir o seguimento de uma denúncia.

Uma das funcionalidades mais relevantes num canal de denúncias é a possibilidade de manter comunicação bidirecional com o denunciante sem conhecer a sua identidade.

Desta forma, a organização pode solicitar esclarecimentos, pedir documentação adicional ou comunicar informações sobre o seguimento do processo sem obrigar a pessoa a identificar-se.

Esta capacidade é particularmente importante porque a Lei n.º 93/2021 estabelece obrigações de comunicação com o denunciante.

Nas denúncias internas, a organização deve notificar o denunciante da receção no prazo de sete dias e comunicar as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia, com a respetiva fundamentação, no prazo máximo de três meses a contar da receção. O denunciante pode ainda solicitar o resultado da análise, que deve ser comunicado no prazo de 15 dias após a sua conclusão.

Um canal preparado para denúncias anónimas deve permitir que estas interações ocorram sem comprometer o anonimato.

O que avaliar num canal de denúncias anónimo e confidencial?

Não basta verificar se existe um botão para selecionar “denúncia anónima”.

Ao avaliar uma solução, importa perceber se o anonimato se mantém ao longo de todo o processo, se o acesso às denúncias pode ser restringido de acordo com responsabilidades específicas e se a organização consegue continuar a comunicar com quem apresentou a denúncia sem exigir a sua identificação.

Também é importante avaliar a segurança da transmissão e do armazenamento das informações, os mecanismos de autenticação para os responsáveis pelo tratamento, os registos de atividade, as permissões de acesso e os procedimentos aplicáveis aos dados pessoais incluídos nas denúncias.

O objetivo é criar um processo no qual tecnologia e governação trabalham em conjunto.

Como o WhistleOn protege o anonimato e a confidencialidade

O WhistleOn disponibiliza uma plataforma dedicada à implementação e gestão de canais de denúncias, concebida para permitir comunicações anónimas e uma gestão estruturada dos processos.

Entre os recursos disponíveis estão a página web acessível 24 horas por dia, voz na web, comunicação segura com denunciantes anónimos e diferentes mecanismos para gerir os relatos e os respetivos acessos.

O WhistleOn informa ainda que os serviços de Canal de Denúncias e os respetivos dados são processados através da Google Cloud Platform e que os dados de empresas europeias são armazenados na região europe-west1, localizada na Bélgica. A solução através de WhatsApp e Inteligência Artificial utiliza criptografia de ponta a ponta.

A tecnologia, no entanto, deve estar integrada num processo de gestão adequado. A conformidade de uma organização não depende apenas da contratação de uma plataforma, mas também da forma como o canal é configurado, comunicado e gerido internamente.

Anonimato protege a identidade. Confidencialidade protege o acesso.

A diferença pode parecer pequena, mas tem implicações importantes.

O anonimato procura evitar que a identidade do denunciante seja conhecida. A confidencialidade protege essa identidade quando ela é conhecida. O RGPD, por sua vez, estabelece regras para o tratamento dos dados pessoais envolvidos no processo.

Um canal de denúncias eficaz precisa de considerar as três dimensões.

Mais do que cumprir uma obrigação formal, esta estrutura permite criar condições para que trabalhadores e outras pessoas abrangidas possam comunicar irregularidades sabendo de que forma a sua identidade e as informações partilhadas serão protegidas.

Para as organizações, essa confiança é também uma condição para que o canal cumpra a sua função: permitir que riscos e irregularidades sejam identificados e tratados antes de se transformarem em problemas de maior dimensão.