A implementação de um canal de denúncias é um dos pilares de qualquer programa de integridade. Permite que colaboradores, fornecedores e outros stakeholders comuniquem irregularidades, comportamentos antiéticos ou violações de políticas internas de forma segura.
No entanto, surge frequentemente uma decisão estratégica neste momento: o canal deve ser implementado internamente pela própria organização ou através de um fornecedor externo especializado?
A resposta envolve fatores como a confiança dos denunciantes, a independência no tratamento da informação, a proteção de dados e a credibilidade do programa de compliance.
Este artigo analisa as diferenças entre canais internos e externos e de que forma cada modelo pode impactar a transparência nas organizações.
O papel do canal de denúncias na cultura de integridade
Um canal de denúncias eficaz é também um mecanismo de governação que permite identificar riscos antes de estes se transformarem em crises reputacionais ou jurídicas.
Diretrizes internacionais de compliance, como a ISO 37001 (Sistema de Gestão Antissuborno) e a ISO 37301 (Sistema de Gestão de Compliance), destacam a importância de mecanismos seguros para comunicação de irregularidades.
Além disso, diversas regulações reforçam essa necessidade. Entre elas:
- Diretiva (UE) 2019/1937
- RGPD (Regulamento (UE) 2016/679)
- legislações nacionais que transpõem a Diretiva de Whistleblowing em diferentes países da União Europeia
Todas convergem num ponto central: o sistema deve garantir confidencialidade, proteção de dados e ausência de retaliação.
A forma como o canal é estruturado influencia diretamente o cumprimento destes requisitos.
Canal de denúncias interno: limitações
Algumas organizações optam por estruturar o canal de denúncias internamente, normalmente sob responsabilidade das áreas de compliance, auditoria interna ou recursos humanos. Apesar do menor custo inicial e da aparente facilidade de implementação, este modelo pode apresentar limitações relevantes para a eficácia do programa de integridade.
Perceção de falta de independência
Quando o canal é gerido pela própria organização, pode surgir entre os colaboradores a perceção de que não existe total imparcialidade na receção e tratamento das denúncias. Mesmo que o processo seja conduzido com ética, o receio de identificação ou de conflitos de interesses pode reduzir a disposição para reportar irregularidades.
Riscos na gestão de dados sensíveis
A gestão interna do canal exige uma estrutura robusta de segurança da informação. Sem uma arquitetura tecnológica desenvolvida especificamente para este fim, dados pessoais e informações sensíveis podem ficar mais expostos a acessos indevidos ou falhas de proteção.
Menor confiança dos denunciantes
A confiança é um elemento central para o funcionamento de qualquer canal de denúncias. A confiança no sigilo e na ausência de retaliação é decisiva para que as pessoas usem o canal. Por isso, a Lei n.º 93/2021 exige confidencialidade (art. 18.º) e proíbe a retaliação (art. 21.º). Quando essa confiança não existe, o canal pode tornar-se subutilizado e perder a sua função preventiva.
Plataforma especializada: o que pode ser externalizado?
O modelo externo consiste na contratação de uma plataforma especializada, operada por uma entidade independente.
Neste caso, a organização pode confiar a receção das denúncias a um fornecedor especializado. O seguimento, a análise e a decisão continuam a cargo de pessoas ou serviços designados pela organização (Lei n.º 93/2021, art. 9.º, n.º 3).
Este modelo oferece vantagens importantes.
1. Maior confiança dos denunciantes
Quando a receção é assegurada por uma plataforma independente, como a WhistleOn, a perceção de imparcialidade tende a aumentar.
Os colaboradores sentem-se mais seguros ao comunicar irregularidades, uma vez que sabem que a denúncia não será recebida diretamente por alguém da estrutura hierárquica da organização, reduzindo potenciais conflitos de interesses.
Este fator impacta diretamente a eficácia do canal.
2. Proteção de dados e conformidade regulatória
Plataformas especializadas são desenvolvidas com foco em segurança da informação e proteção de dados.
No contexto europeu, isto inclui práticas alinhadas com:
- RGPD (Regulamento (UE) 2016/679)
- Diretiva Europeia de Whistleblowing (2019/1937)
- normas internacionais de segurança da informação
- boas práticas de compliance e governação corporativa
Entre as medidas normalmente implementadas em plataformas como a WhistleOn estão:
- encriptação de dados
- controlo rigoroso de acessos
- anonimização de informações
- infraestrutura segura de armazenamento
Estes mecanismos reduzem os riscos de acesso indevido ou utilização inadequada de dados sensíveis.
Transparência depende de confiança
A eficácia de um canal de denúncias não depende apenas da sua existência. Depende sobretudo da confiança que as pessoas depositam no sistema.
Se colaboradores acreditarem que as suas denúncias podem ser identificadas ou ignoradas, é provável que optem por não reportar irregularidades.
Nesse cenário, comportamentos inadequados podem continuar a ocorrer sem que a organização tenha visibilidade sobre eles.
Por outro lado, quando o canal transmite independência, segurança e confidencialidade, torna-se um verdadeiro instrumento de transparência e governação nas organizações.
Reforce a transparência na sua organização
Implementar um canal de denúncias confiável é um passo essencial para qualquer organização que pretenda fortalecer a sua cultura de ética, prevenir irregularidades e cumprir as exigências regulatórias europeias.
Com a WhistleOn, a sua organização conta com uma plataforma independente, segura e alinhada com as melhores práticas internacionais de compliance e proteção de dados.
Descubra como funciona o canal de denúncias WhistleOn e saiba como implementar um sistema seguro, confidencial e imparcial na sua organização.
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