¿Sabía que cualquier empresa puede implantar un canal de denuncia? Sí, ¡así es! Para saber cómo es posible, basta acceder al sitio whistleon.com y hablar con un consultor.
El equipo de WhistleOn responderá a todas sus preguntas y le explicará el proceso de implantación paso a paso.
Si quieres saber cuáles son los 5 mayores beneficios del canal de denuncias, quédate conmigo hasta el final de este artículo. En lo contenido te mostraré en detalle no solamente todos los beneficios de un canal, sino también muchas otras informaciones relevantes, ¿de acuerdo?
¿Vamos?
¿Qué es un canal de denuncias?
El canal de denuncias es una herramienta aliada al cumplimiento del Programa de Compliance de la organización.
Es un canal de comunicación en que sus clientes, colaboradores, socios y empleados pueden denunciar prácticas consideradas ilegales, tales como: corrupción, acoso moral y sexual, fraude, conflicto de intereses, soborno, seguridad de la información, entre otros.
Es una forma de dar voz a los denunciantes, de forma anónima y segura, para que las irregularidades cometidas sean expuestas y se produzcan pruebas, con el objetivo de revelar caminos para la responsabilización del autor – o autores – del posible ilícito.
Existen varios medios de contacto para realizar denuncias, sin embargo, los principales son el correo electrónico, las líneas telefónicas y los formularios online. Aquí, en WhistleOn , ofrecemos también la opción de un canal de denuncias vía WhatsApp, además de las otras formas mencionadas.
¿Cómo funciona un canal de denuncias?
Básicamente, el camino que se sigue en el canal, es:
- Captación de las denuncias;
- Análisis de los datos registrados;
- Análisis de la denuncia;
- Criba (¿es un informe o no?);
- Si efectivamente es una denuncia, analizar los datos para la elaboración del plan de investigación;
- Aprobación de la investigación;
- Registro del plan de investigación y del acta de la reunión en el sistema;
- Proceder a la investigación;
- Emitir el informe;
- Cierre de la denuncia;
- Registro como válido o infundado;
- Adopción de medidas disciplinarias y definición de acciones para evitar la repetición. Seguimiento apoyado en los indicadores del sistema.
¿Para qué sirve el canal?
El canal es una línea directa que permite a los empleados y otras personas informar confidencialmente de cualquier conducta poco ética dentro de la organización. Es una herramienta importante para reducir el riesgo y fomentar la confianza, ya que permite a los directivos detectar posibles conductas indebidas y actuar en consecuencia en una fase temprana.
De este modo, el canal también desempeña una función preventiva, puesto que su mera existencia puede hacer que la gente se lo piense dos veces antes de cometer actos de fraude, corrupción, acoso y otras prácticas indebidas.
¿Cuál es la importancia del canal de denuncias en una empresa?
¿Sabía que en muchos casos un empleado es testigo de actos ilícitos a diario y, aun así, decide no denunciarlos?
Esto ocurre por miedo a comunicarlo a los directivos responsables y sufrir represalias en la empresa.
Denunciar las irregularidades de tu jefe o superiores puede ser muy peligroso, sobre todo en una organización que no garantiza el anonimato de los denunciantes.
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Los denunciantes corren el riesgo de sufrir represalias y despidos. Por eso muchos se sienten tan abrumados por ser testigos de las irregularidades de un superior que acaban dimitiéndose sin denunciar.
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Si el denunciante consigue mantener su puesto en la organización, puede sufrir aislamiento social y ver afectadas sus relaciones.
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Dicho esto, es crucial poner en marcha un canal de denuncia externo, anónimo y ampliamente difundido, para que el denunciante se sienta seguro y libre de cualquier represalia, discriminación y acoso.
Ahora, es el momento de ver cuáles son las 6 mayores ventajas de un canal de denuncia para las empresas. Compruébelas a continuación.
¿Cuáles son las 5 mayores ventajas de un canal de denuncias para su empresa?
1ª Ventaja: Instrumento eficaz para prevenir, identificar y combatir el fraude, las irregularidades, las prácticas poco éticas y las conductas inapropiadas.
Más del 50% de los casos de fraude en las empresas se descubren a través de los canales de denuncia, según el Report of the Nations 2019.
Según una investigación realizada por la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE’s), las empresas pueden perder un promedio del 5% de sus ingresos debido al fraude.
En este escenario, es esencial reevaluar el comportamiento de los empleados y socios. Así, el canal de denuncias ha dejado de ser solamente un coste para la operación interna y se ha convertido en una inversión fundamental para la realización de negocios éticos y transparentes.
2ª Ventaja: Prevenir y reducir los casos de acoso en el ambiente corporativo
El acoso moral genera pérdidas económicas para las empresas, como, por ejemplo, la caída de la productividad y de la eficiencia por parte de los empleados, que se sienten acosados y desmotivados.
Este escenario es ideal para la ocurrencia de responsabilidades laborales, que pueden representar una condena por daños morales y materiales y perjudicar la imagen de la empresa ante el mercado y la sociedad.
En este contexto, el canal de denuncia es el principal mecanismo de prevención y reducción de los casos de acoso en el ámbito empresarial.
3ª Ventaja: Blindar la reputación de la empresa
Hoy en día, con las redes sociales, las empresas están más expuestas que nunca y los consumidores son cada vez más conscientes de la importancia de una empresa ética.
No basta tener productos y servicios de calidad, es necesario tener una reputación positiva.
Disponer de un canal de denuncias puede prevenir a las empresas de posibles daños y mejorar su reputación.
4ª Ventaja: Mejora del ambiente empresarial y mayor productividad de los colaboradores
Una empresa que sigue preceptos éticos proporciona más seguridad a sus colaboradores, pues tienen la garantía de que sus derechos serán respetados.
Consecuentemente, trae más satisfacción a los colaboradores, haciéndolos producir más y mejor.
5ª Ventaja: Estar en Conformidad con la Ley y Reducir eventuales sanciones impuestas
El canal de denuncia es uno de los principales pilares de un Programa de Compliance. Y al cumplir la ley, la empresa puede negociar con entidades gubernamentales y participar en licitaciones.
Además de estos 5 beneficios del canal de denuncias, hay otros puntos que debe conocer sobre esta herramienta tan importante para las organizaciones. Vea a continuación.
¿Cómo crear un canal de denuncias?
Sin duda, la mejor solución no es crear un canal de denuncias propio, sino contratar un canal externo, moderno, fiable y fácil de usar.
La peor forma que puede elegir una empresa es crear un formulario en la página web y escribir encima «canal de denuncias». ¿Por qué? Bueno, ¿qué garantía de anonimato tendrá el denunciante? ¿Tendrá el denunciante un conflicto de intereses? ¿Quién llevará a cabo el proceso de investigación de la denuncia para averiguar si está justificada o no? ¿Cómo se organizará todo de forma práctica y funcional? ¿Se ajustará realmente la empresa a la legislación vigente en el país en materia de cumplimiento?
En resumen, crear un espacio en el sitio y llamarlo canal de denuncias sólo traerá problemas.
Sin embargo, queda una pregunta: «Pero, ¿cómo saber cuál es el mejor sistema de canal de denuncia de irregularidades?
A la hora de elegir, el sistema debe cumplir los siguientes criterios:
- ¿Existe una garantía de anonimato absoluto para el denunciante?
- ¿Tiene el sistema una interfaz sencilla, intuitiva y receptiva?
- ¿La dirección del canal de denuncia será exclusiva de su empresa o se compartirá con otras organizaciones?
- ¿Contiene la plataforma un buen proceso de investigación e indicadores de gestión?
- ¿Existe integración con la inteligencia artificial de WhatsApp para capturar denuncias a través de la app?
- ¿Existe un servicio y soporte de calidad para la empresa que contrata el canal de denuncias?
- ¿Es posible personalizar el canal según las necesidades de la empresa?
- ¿Es posible capturar denuncias a través de formularios online, teléfono y WhatsApp?
- ¿Las denuncias son recibidas e investigadas por un equipo externo e independiente?
¿Cómo hacer una denuncia en el compliance?
Bien, ahora imaginemos que necesitas hacer una denuncia, ¿vale?
En este caso, los pasos que deben seguir las personas que vayan a utilizar el canal que WhistleOn pone a disposición de las empresas, son:
1. Acceder al sitio de la página del Canal de Denuncias de la empresa y elegir dónde van a realizar la denuncia (formulario online, WhatsApp o teléfono);
2. Aceptar las condiciones de uso;
3. Rellenar los campos siguientes (con total anonimato garantizado):
- ¿Desea identificarse? (Elija SÍ o NO)
- ¿En qué empresa trabaja?
- ¿Cuál es su relación con la empresa? (elija entre las opciones que le ofrece el canal de denuncias)
- ¿Qué tipo de queja desea comunicar? (elija entre las opciones que ofrece el canal de quejas)
- ¿Dónde ocurrió el incidente?
- ¿Cuándo ocurrió?
- ¿Quién cometió el incidente?
- ¿Sigue ocurriendo?
- ¿Hubo testigos?
- Describa lo más detalladamente posible lo sucedido, indicando el nombre de la persona o personas implicadas, entre otros datos que considere pertinentes.
- ¿Hasta qué punto está seguro del hecho que denuncia?
- Si tienes pruebas sobre el hecho (vídeo, foto, documento, etc.), sube el archivo aquí.
Diferencias entre el canal de denuncia externo e interno
La diferencia entre el canal de denuncia externo y el interno es sencilla: el canal de denuncia interno está controlado por la propia empresa. El externo, en cambio, es controlado por una empresa subcontratada que garantiza el anonimato del denunciante y el debido tratamiento de las denuncias, para que lleguen al comité de ética de la empresa de manera más optimizada posible y lleguen al resultado correcto, con las medidas adecuadas debidamente tomadas por la organización.
Con la utilización de un canal interno, existe una grande posibilidad de que el proceso no sea eficaz, justamente porque todo está controlado por quien puede ser denunciado. En otras palabras: probablemente habrá conflicto de intereses.
Además, los canales internos generalmente son desorganizados. Normalmente, son implantados en la intranet de la empresa y utilizan el correo electrónico corporativo para recibir las denuncias. Este hecho no garantiza el anonimato, ni en cuanto a la identidad del denunciante, ni en cuanto a la posibilidad de rastrear su IP, por ejemplo.
Como se mencionó anteriormente, los canales externos son operados por empresas subcontratadas, lo que proporciona mayor seguridad y anonimato a las víctimas y denunciantes. La empresa que proporciona la tecnología para el canal externo de denuncia es responsable al 100% de recibir y procesar las denuncias, clasificarlas como “cualificadas” o “no cualificadas” — es decir, si son reales y tienen pruebas suficientes — y dirigir las denuncias a los responsables, con la máxima neutralidad y garantía de confidencialidad.
Sin embargo, muchos directivos siguen preguntándose: “¿necesitan realmente las pequeñas y medianas empresas un canal de denuncia?” La respuesta es SÍ. Entienda por qué en la continuación.
¿Es necesario un Canal de Denuncias en las pequeñas y medianas empresas?
La mala conducta, el fraude y la corrupción pueden darse en todos los sectores de la sociedad, y en las empresas no es diferente. Independientemente de que su organización sea pequeña, mediana o grande, el canal de denuncia puede ayudarle a evitar estos casos.
Además de su carácter preventivo, el canal es también, en muchos casos, un requisito legal para las empresas, incluso las pequeñas y medianas. Por eso, es fundamental que, además de las grandes empresas, las pequeñas y medianas también adhieran a las normas de Compliance.
Diferencia entre el Canal de Denuncias y la Oidoría
A menudo se confunde el Canal de Denuncias con la Oidoría, pero ambas herramientas tienen funciones diferentes.
Vea a continuación la diferencia entre ambos:
1. El Canal de Denuncias
El canal de denuncia, también conocido como canal de integridad, es uno de los principales pilares de un Programa de Compliance eficaz. Para hacernos una idea, el 50% de los fraudes que se producen en las empresas se descubren a través de este canal.
El objetivo del canal es dar voz a los denunciantes para que se sientan seguros denunciando irregularidades.
Conviene subrayar que debe funcionar de manera independiente e imparcial.
Es esencial que el Canal de Denuncias sea externo para que pueda proteger la confidencialidad del denunciante.
2. La Oidoría
Es un espacio donde los clientes pueden presentar quejas, sugerencias de mejora, felicitaciones.
Atiende las reclamaciones que no han sido resueltas por el servicio habitual o por los canales de atención competentes, como, por ejemplo, la atención al cliente.
