Nota 9.4 em satisfação | Empresa do grupo 
Sabia que qualquer empresa pode implementar um canal de denúncias? Sim, está certo! Para saber como é possível basta acessar o site do whistleon.com e falar com um consultor.
A equipa do WhistleOn responderá a todas as suas dúvidas e explicará o passo a passo para realizar a implementação.
Se quer saber quais são os 5 maiores benefícios do canal de denúncias, fique comigo até o final deste artigo. Ao longo do conteúdo vou mostrar-lhe em detalhe não só todos os benefícios de um canal, mas também muitas outras informações relevantes, combinado?
O que é um canal de denúncias?
O canal de denúncias é uma ferramenta aliada ao cumprimento do Programa de Compliance da organização.
É um canal de comunicação no qual os seus clientes, colaboradores, parceiros e colaboradores podem denunciar práticas consideradas ilegais, tais como: corrupção, assédio moral e sexual, fraude, conflito de interesses, suborno, segurança da informação, entre outros.
É uma forma de dar voz aos denunciantes, de forma anónima e segura, para as irregularidades cometidas serem expostas e as provas sejam produzidas, visando revelar formas de responsabilizar o autor — ou autores — pelo possível ato ilícito.
Existem vários meios de contacto para efetuar as reclamações, no entanto, os principais são o e-mail, linha telefónica e formulário online. Aqui, no WhistleOn, também oferecemos a opção de um canal de denúncias no WhatsApp, além dos outros formulários mencionados.
Como funciona um canal de denúncias?
Basicamente, o caminho que ocorre no canal, é:
- Captação de reclamações;
- Análise dos dados registados;
- Análise do relatório;
- Rastreio (é uma denúncia ou não?);
- Se for de facto uma denúncia, analisar os dados para a elaboração do plano de investigação;
- Autorização para investigar;
- Registo do plano de investigação e atas de reuniões no sistema;
- Realizar pesquisas;
- Emissão do Relatório;
- Cessação da reclamação;
- Registo válido ou infundado;
- Adoção de medidas disciplinares e definição de ações para prevenir a reincidência. Monitorização apoiada por indicadores do sistema.
Para que serve o canal?
O canal é uma linha direta que permite que funcionários e outras pessoas denunciem confidencialmente condutas antiéticas na organização. É uma ferramenta importante para reduzir riscos e construir confiança ao permitir que os gestores detetem e atuem sobre possíveis condutas inadequadas num estágio inicial.
Desta forma, o canal também desempenha um papel preventivo, pois a sua mera existência pode fazer as pessoas pensarem duas vezes antes de cometer atos de fraude, corrupção, assédio e outras práticas impróprias.
Qual a importância do canal numa empresa?
Sabia que, em muitos casos, um trabalhador testemunha diariamente atos ilícitos e, mesmo assim, opta por não apresentar queixas?
Isso se deve ao medo de se comunicar com os gestores responsáveis e sofrer retaliações na empresa.
Denunciar irregularidades cometidas pelo seu chefe ou superiores pode ser muito perigoso, especialmente numa organização que não garante o anonimato dos denunciantes.⠀
Os denunciantes correm o risco de retaliação e demissão por trazerem o assunto à tona, por esse motivo, muitos se sentem tão sobrecarregados ao testemunhar irregularidades por parte de um superior hierárquico que acabam renunciando sem nunca denunciar.
Se o denunciante conseguir manter a sua posição na organização, ele pode sofrer isolamento social e ter os seus relacionamentos afetados.
Dito isto, é essencial implementar um canal de denúncia externo, anónimo e amplamente divulgado, onde o denunciante de boa-fé se sinta seguro e livre de qualquer retaliação, discriminação e perseguição.
Agora, é hora de ver quais são as 5 maiores vantagens de um canal de denúncias para as empresas. Confira abaixo.
Quais são as 5 maiores vantagens de um canal de denúncias para a sua empresa?
1ª Vantagem: Instrumento eficiente na prevenção, identificação e combate a fraudes, irregularidades, práticas antiéticas e condutas inadequadas
Mais de 50% dos casos de fraude corporativa são descobertos por canais de denúncia, conforme o Report of the Nations 2019.
De acordo com uma pesquisa realizada pela Association of Certified Fraud Examiners (ACFE’s), as empresas podem perder 5% da receita devido à fraude.
Neste cenário, é essencial reavaliar o comportamento dos colaboradores e parceiros. Dessa forma, o canal de denúncias deixou de ser apenas um custo para a operação interna e passou a ser um investimento fundamental para a condução de negócios éticos e transparentes.
2ª Vantagem: Prevenir e Reduzir Casos de Assédio no ambiente corporativo
O assédio moral também gera prejuízos económicos para as empresas, como queda de produtividade e eficiência por parte dos colaboradores, que se sentem assediados e desmotivados.
Esse cenário é ideal para ocorrerem passivos trabalhistas, que podem representar uma condenação por danos morais e materiais e prejudicar a imagem da empresa perante o mercado e a sociedade.
Nesse contexto, o canal de denúncias é o principal mecanismo de prevenção e redução de casos de assédio no ambiente corporativo.
3ª Vantagem: Proteger a reputação da empresa
Hoje em dia, com as redes sociais, as empresas estão mais expostas do que nunca e os consumidores estão cada vez mais conscientes da importância de uma empresa ética.
Não basta ter apenas produtos e serviços de qualidade, é necessária uma reputação positiva.
Ter um canal de denúncias pode evitar que as empresas sejam prejudicadas e elevar a sua reputação.
4ª Vantagem: Melhoria do ambiente corporativo e consequentemente maior produtividade dos colaboradores
Uma empresa que segue os preceitos éticos dá mais segurança aos seus colaboradores por terem a garantia de que os seus direitos serão respeitados. Consequentemente, traz mais satisfação aos colaboradores, fazendo-os produzir mais e melhor.
5ª Vantagem: cumprir a Lei e reduzir as sanções impostas
O canal de denúncias é um dos principais pilares de um Programa de Compliance. Ao cumprir a lei, a empresa poderá negociar com entidades governamentais e participar de sanções.
Além desses 6 benefícios do canal de denúncias, existem outros pontos que precisa saber sobre esta ferramenta tão importante para as organizações. Veja abaixo.
Como posso criar um canal de denúncias?
Sem dúvida, a melhor solução não é criar o seu próprio canal de denúncias, mas contratar um canal externo, moderno, confiável e fácil de usar.
O pior caminho que uma empresa poderia escolher é criar um formulário no site e escrever em cima dele “canal de denúncia”. Por quê? Bem, que garantia de anonimato terá o denunciante? A pessoa que recebe a queixa terá um conflito de interesses? Quem liderará o processo de investigação da denúncia para saber se ela é válida ou não? Como tudo será organizado de forma prática e funcional? Será que a empresa realmente estará a aderir à legislação vigente no país sobre compliance?
De qualquer forma, criar um espaço no site e chamá-lo canal de denúncia só trará problemas.
No entanto, uma pergunta permanece: “Mas como saber qual é o melhor sistema de canais de denúncia?”
Ao escolher, o sistema deve atender aos seguintes critérios:
Existe uma garantia de anonimato absoluto para o denunciante?
- O sistema tem uma interface simples, intuitiva e responsiva?
- O endereço do canal de denúncia será exclusivo da sua empresa ou compartilhado com outras organizações?
- A plataforma contém um bom processo de pesquisa e indicadores de gestão?
- Existe integração com a inteligência artificial do WhatsApp para capturar denúncias por meio do aplicativo?
- Existe qualidade de serviço e suporte para a empresa contratante do canal de denúncias?
- É possível personalizar o canal conforme as necessidades da sua empresa?
- É possível captar denúncias por formulário online, telefone e WhatsApp?
- A receção e investigação da queixa é efetuada com uma equipa externa e independente?
Como fazer uma denúncia em compliance?
Os passos que precisam ser seguidos pelas pessoas que utilizarão o canal disponibilizado pelo WhistleOn para as empresas, são:
- Aceder o link da página do Canal de Denúncias da empresa e escolha onde fará a denúncia (formulário online, WhatsApp ou telefone);
- Concordar com os termos de uso;
- Preencher os campos abaixo (com total garantia de anonimato):
- Quer identificar-se? (Escolha SIM ou NÃO)
- Para que empresa trabalha?
- Qual é a sua relação com a empresa? (escolha entre as opções que serão oferecidas pelo canal de denúncia)
- Que tipo de relatório cogita denunciar? (escolha entre as opções que serão oferecidas pelo canal de denúncia)
- Onde ocorreu o incidente?
- Quando aconteceu?
- Quem cometeu o incidente?
- Continua a acontecer?
- Houve testemunhas?
- Descreva com o máximo de detalhe possível o que aconteceu, indicando o(s) nome(s) da(s) pessoa(s) envolvida(s), entre outras informações que considere pertinentes.
- Quão certo é o facto de estar a denunciar?
- Se tiver provas sobre o facto (vídeo, foto, documento, etc.), carregue o ficheiro aqui.
Diferenças entre canal de denúncias externo e interno
A diferença entre o canal de denúncias externo e interno é simples: o canal de denúncias interno é controlado pela própria empresa. O externo, por outro lado, é controlado por uma empresa terceirizada que garante o anonimato do denunciante e o tratamento adequado das denúncias, para chegarem ao comité de ética da empresa da forma mais otimizada possível e alcancem o resultado correto, com as medidas cabeis devidamente tomadas pela organização.
Com o uso de um canal interno, há uma enorme possibilidade da ineficácia do processo, justamente porque tudo é controlado por quem pode estar a ser denunciado. Por outras palavras: é provável existir um conflito de interesses.
Além disso, os canais internos são muitas vezes desorganizados. Eles são geralmente implementados na intranet da empresa e usam e-mails corporativos para receber relatórios.
Este facto não garante o anonimato, tanto em relação à identidade do denunciante quanto à possibilidade de rastrear o seu IP, por exemplo.
Os canais externos, como mencionado anteriormente, são operados por empresas terceirizadas, trazendo maior segurança e garantia de anonimato às vítimas e denunciantes. A empresa fornecedora da tecnologia do canal externo de denúncias é 100% responsável por receber, tratar as denúncias, classificá-las como “qualificadas” ou “não qualificadas” – ou seja, se for uma denúncia real e tiver provas mínimas suficientes – e direcionar as denúncias aos responsáveis, com a máxima isenção e garantia de confidencialidade.
No entanto, muitos gestores ainda se perguntam: “as pequenas e médias empresas precisam mesmo de um canal de denúncia?”. A resposta é SIM. Entenda o seguinte motivo.
É necessário canalizar as queixas nas pequenas e médias empresas?
Desvios de comportamento, fraudes e casos de corrupção podem acontecer em todos os setores da sociedade – nas empresas não é diferente. Quer a sua organização seja pequena, média ou grande, o canal de denúncias pode ajudá-lo a evitar estes casos.
Além do caráter preventivo, o canal é também, em muitos casos, uma exigência da legislação para as empresas, mesmo as de pequeno e médio porte.
Por esta razão, é essencial que, para além das grandes empresas, as pequenas e médias empresas também estejam a aderir às normas de conformidade.
Diferença entre Canal de Denúncias e Ouvidoria
O canal de denúncias é muitas vezes confundido com a Ouvidoria, mas as duas ferramentas têm funções diferentes.
Veja abaixo a diferença entre eles:
1. O canal de denúncias
O canal de denúncias, também chamado canal de integridade, faz parte de um dos principais pilares de um Programa de Compliance eficaz. Para se ter uma ideia, 50% das fraudes que ocorrem nas empresas são descobertas mediante um canal.
O objetivo do canal é dar voz aos denunciantes para se sentirem à vontade para denunciar irregularidades.
Vale ressaltar que eles devem funcionar de forma independente e imparcial.
É essencial que o Canal de Denúncias seja externo para poder proteger a confidencialidade do denunciante.
2. O Provedor de Justiça
A Ouvidoria é um espaço onde os clientes podem fazer reclamações, sugestões de melhorias, elogios.
Trata-se de reclamações que não foram resolvidas pelo serviço habitual ou por canais de atendimento competentes, como o atendimento ao cliente.
