Receber uma denúncia não é suficiente. A partir do momento em que a comunicação chega ao canal, começam a contar prazos concretos que a organização deve conhecer e acompanhar.
Em Portugal, a Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro, estabelece as regras aplicáveis à proteção de denunciantes e define obrigações específicas para o seguimento das denúncias.
Para as denúncias internas, existem três momentos particularmente importantes:
7 dias para notificar o denunciante da receção da denúncia.
3 meses para comunicar as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação.
15 dias após a conclusão da análise para comunicar o respetivo resultado, quando o denunciante o tenha solicitado.
À primeira vista, os prazos parecem simples. Na prática, a sua gestão exige processos internos definidos, responsáveis identificados e capacidade para acompanhar cada comunicação desde a receção até ao encerramento.
Neste artigo explicamos como funcionam os prazos previstos na Lei n.º 93/2021 e o que as organizações devem considerar para evitar falhas no seguimento das denúncias.
O que estabelece a Lei n.º 93/2021 sobre o seguimento de denúncias?
A Lei n.º 93/2021 estabeleceu o Regime Geral de Proteção de Denunciantes de Infrações em Portugal e transpôs para a ordem jurídica nacional a Diretiva (UE) 2019/1937.
Além de definir quem pode beneficiar da proteção, quais as infrações abrangidas e quais as entidades obrigadas a disponibilizar canais internos, a legislação estabelece regras para aquilo que acontece depois de uma denúncia ser recebida.
Este ponto é particularmente relevante.
Um canal de denúncias não pode funcionar apenas como um mecanismo de recolha de informações. A organização deve estar preparada para receber, registar, encaminhar e acompanhar cada denúncia, respeitando as obrigações legais de comunicação com o denunciante.
Para uma visão mais abrangente do regime, consulte também o nosso guia completo sobre canais de denúncias em Portugal.
Prazo de 7 dias: confirmação da receção da denúncia
O primeiro prazo começa a contar com a receção da denúncia.
Nos termos do artigo 11.º da Lei n.º 93/2021, as entidades obrigadas devem notificar o denunciante da receção da denúncia no prazo de sete dias.
Mas existe um detalhe importante.
Esta comunicação não serve apenas para confirmar que a denúncia chegou ao destinatário.
A entidade deve também informar o denunciante, de forma clara e acessível, sobre os requisitos, as autoridades competentes e a forma e admissibilidade da denúncia externa.
Isto significa que uma confirmação automática com uma simples mensagem como “a sua denúncia foi recebida” pode não responder, por si só, a todas as obrigações de informação previstas na legislação.
Quando começam a contar os 7 dias?
O prazo é contado a partir da receção da denúncia.
Por isso, a organização deve ser capaz de determinar com precisão quando a comunicação entrou no canal.
Se as denúncias forem recebidas através de múltiplos meios, por exemplo formulário, telefone ou outros canais previstos no procedimento, essa rastreabilidade torna-se especialmente importante.
A utilização de caixas de correio eletrónico, folhas de cálculo ou processos manuais pode dificultar este controlo quando aumenta o volume de comunicações ou quando existem várias pessoas envolvidas na gestão do canal.
O prazo de 7 dias significa que a denúncia tem de ser analisada nesse período?
Não.
Este é um dos pontos que podem gerar confusão.
Os sete dias correspondem ao prazo para notificar o denunciante da receção da denúncia e prestar as informações legalmente previstas.
Não significam que toda a análise tenha de estar concluída nesse período.
Depois da receção, a entidade deve praticar os atos internos adequados à verificação das alegações e, quando aplicável, à cessação da infração denunciada.
Consoante as características da comunicação, isto pode envolver uma análise inicial, recolha de informação adicional, encaminhamento interno ou outras diligências previstas no procedimento da organização.
O importante é não confundir:
confirmação de receção com conclusão da análise.
São momentos distintos.
Prazo de 3 meses: comunicação das medidas adotadas ou previstas
O segundo grande marco temporal previsto na Lei n.º 93/2021 ocorre no prazo máximo de três meses a contar da data da receção da denúncia.
Até esse momento, a organização deve comunicar ao denunciante:
as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação.
Este requisito merece atenção porque a legislação não determina simplesmente que a organização envie uma “resposta final” no prazo de três meses.
A expressão utilizada pela lei refere-se às medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia.
Isso significa que, dependendo do caso, uma análise pode ainda não estar totalmente concluída quando termina o prazo de três meses.
O que não deve acontecer é a denúncia permanecer sem acompanhamento e sem a comunicação prevista ao denunciante.
Os três meses começam depois dos primeiros sete dias?
Não.
Este é outro erro operacional que deve ser evitado.
O prazo de três meses conta-se a partir da receção da denúncia, e não depois de concluído o prazo inicial de sete dias.
Na prática, os dois prazos têm a mesma referência inicial.
Imagine que uma organização recebe uma denúncia no dia 1.
A confirmação de receção deve ser efetuada dentro dos sete dias legalmente previstos.
O prazo máximo de três meses para comunicar as medidas de seguimento também começa a contar a partir da receção ocorrida no dia 1.
Por isso, não deve ser interpretado como um prazo de “sete dias mais três meses”.
A análise da denúncia tem obrigatoriamente de terminar em três meses?
A redação da Lei n.º 93/2021 exige que, no prazo máximo de três meses, sejam comunicadas ao denunciante as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação.
Isto não é necessariamente equivalente a exigir que todas as diligências estejam encerradas nesse momento.
Algumas situações são relativamente simples e podem ser analisadas rapidamente.
Outras podem envolver múltiplas pessoas, documentos, diferentes departamentos ou matérias que exigem um período mais longo de avaliação.
O processo interno deve conseguir distinguir essas situações sem perder o controlo das obrigações de comunicação.
Prazo de 15 dias: comunicação do resultado da análise
Existe ainda um terceiro prazo relevante.
O denunciante pode requerer que lhe seja comunicado o resultado da análise efetuada à denúncia.
Quando isso acontece, a entidade deve comunicar esse resultado no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão.
Este prazo funciona de forma diferente dos anteriores.
Os sete dias e os três meses têm como referência a receção da denúncia.
Os quinze dias têm como referência a conclusão da análise e dependem de o denunciante ter requerido a comunicação do resultado.
É, por isso, importante que o sistema de gestão permita registar não apenas quando a denúncia foi recebida, mas também pedidos efetuados pelo denunciante durante o respetivo seguimento.
Os prazos são iguais para denúncias internas e externas?
Não totalmente.
Para denúncias internas, o regime previsto no artigo 11.º estabelece o prazo máximo de três meses para comunicação das medidas previstas ou adotadas.
Nas denúncias externas, apresentadas às autoridades competentes nos termos da lei, também existe uma regra geral de três meses, mas este prazo pode ser alargado até seis meses quando a complexidade da denúncia o justifique.
Esta possibilidade de extensão está prevista para as denúncias externas.
Não deve, portanto, ser automaticamente aplicada aos processos internos das empresas.
Esta distinção é particularmente importante na criação dos procedimentos internos e na configuração de alertas de prazo.
O que acontece durante o seguimento da denúncia?
A legislação determina que a entidade pratique os atos internos adequados à verificação das alegações apresentadas e, quando aplicável, à cessação da infração.
Dependendo do caso, isso pode incluir pedidos de esclarecimento, recolha de documentação, análise preliminar ou encaminhamento da matéria para as pessoas competentes dentro da organização.
O canal funciona como infraestrutura para que a denúncia seja recebida, registada e acompanhada.
A plataforma tecnológica não substitui a análise que compete à organização nem decide, por si própria, se os factos denunciados são verdadeiros.
Esta distinção é importante para definir corretamente as responsabilidades de quem gere o canal.
Porque é que a gestão manual dos prazos representa um risco?
Uma organização que recebe poucas denúncias pode considerar suficiente acompanhar os processos através de uma folha de cálculo, calendário ou caixa de correio eletrónico.
O problema surge quando existem diferentes denúncias, responsáveis, níveis de acesso e datas a controlar simultaneamente.
Imagine cinco denúncias recebidas em datas diferentes.
Cada uma tem a sua própria data de receção, confirmação, seguimento, comunicações, diligências e eventual conclusão.
Se uma delas for reencaminhada entre departamentos, se outra exigir esclarecimentos adicionais e se uma terceira envolver alguém que normalmente teria acesso ao canal, o controlo deixa rapidamente de ser apenas uma questão de calendário.
Passa a ser uma questão de governação do processo.
Por isso, ao avaliar quais as funcionalidades que um canal de denúncias deve ter para cumprir a legislação portuguesa, o controlo de prazos deve ser analisado juntamente com rastreabilidade, confidencialidade, gestão de acessos e comunicação com o denunciante.
Como organizar os prazos dentro da empresa?
A tecnologia ajuda, mas a primeira etapa é definir responsabilidades.
Uma organização deve conseguir responder claramente a questões como:
- Quem recebe a denúncia?
- Quem é responsável por confirmar a receção?
- Quem decide o encaminhamento inicial?
- Quem controla o prazo de três meses?
- Como é registado um pedido do denunciante para conhecer o resultado?
- Quem pode comunicar com o denunciante?
- O que acontece quando o responsável habitual está envolvido na denúncia?
- Como são documentadas as medidas adotadas?
Se estas respostas dependerem exclusivamente do conhecimento de uma pessoa específica, o processo apresenta uma fragilidade.
O procedimento deve continuar a funcionar mesmo durante ausências, alterações de funções ou situações de conflito de interesses.
O controlo dos prazos não pode comprometer a confidencialidade
Cumprir rapidamente uma obrigação não justifica ampliar desnecessariamente o número de pessoas com acesso à denúncia.
A identidade do denunciante e as informações que permitam deduzi-la estão sujeitas a dever de confidencialidade.
Por isso, alertas, notificações e mecanismos de acompanhamento devem ser configurados de forma a não expor informações sensíveis a utilizadores que não necessitam de as conhecer.
Este é um dos motivos pelos quais a confidencialidade no canal de denúncias deve ser considerada desde a conceção do processo e não apenas quando surge uma comunicação particularmente sensível.
E se o denunciante for anónimo?
O anonimato não elimina a necessidade de gerir adequadamente a denúncia.
Quando o sistema permite comunicação bidirecional anónima, a organização pode confirmar a receção, solicitar informações adicionais e comunicar sobre o seguimento sem conhecer a identidade do denunciante.
É aqui que existe uma diferença importante entre simplesmente aceitar denúncias anónimas e possuir um processo efetivamente preparado para gerir denúncias anónimas.
Um canal adequado deve permitir que essa comunicação continue sem obrigar o denunciante a revelar a identidade para acompanhar o processo.
O prazo termina quando é enviada uma resposta ao denunciante?
Não necessariamente.
A comunicação com o denunciante é uma obrigação importante, mas não substitui as restantes responsabilidades da organização.
O processo pode envolver medidas adicionais, registos internos, ações corretivas ou outras diligências posteriores.
Por isso, “responder ao denunciante” e “encerrar a denúncia” não devem ser tratados automaticamente como a mesma ação.
Um procedimento bem estruturado define critérios claros para o encerramento do processo.
Quais são os riscos de não cumprir os prazos?
A Lei n.º 93/2021 prevê um regime contraordenacional aplicável ao incumprimento de diversas obrigações relacionadas com os canais de denúncia.
Entre as situações classificadas como contraordenações graves encontram-se incumprimentos relativos às obrigações de notificação e comunicação previstas no regime. Para pessoas coletivas, as contraordenações graves podem ser sancionadas com coimas entre 1.000€ e 125.000€.
Mas o risco não é apenas contraordenacional.
Uma denúncia sem seguimento pode reduzir a confiança no canal, aumentar o risco de recurso a canais externos e dificultar a deteção atempada de problemas dentro da organização.
O cumprimento dos prazos deve, portanto, ser entendido como parte da eficácia do próprio sistema de whistleblowing.
Como a WhistleOn apoia a gestão dos prazos?
A WhistleOn disponibiliza uma plataforma para receção, registo e acompanhamento das denúncias, permitindo estruturar o processo num ambiente centralizado e seguro.
A gestão através de uma plataforma própria facilita a rastreabilidade das comunicações e o acompanhamento das tarefas relacionadas com cada denúncia.
A solução permite ainda organizar o backoffice do canal através de funcionalidades de gestão e planos de ação, ajudando as organizações a identificar tarefas, responsáveis e situações que exigem acompanhamento.
A WhistleOn não substitui a responsabilidade da organização pela análise das denúncias.
A plataforma fornece a infraestrutura necessária para que as pessoas responsáveis possam gerir o processo de forma estruturada, mantendo informação, comunicações e atividades associadas a cada denúncia num ambiente próprio.
Conheça também a plataforma de Canal de Denúncias do WhistleOn e as funcionalidades disponíveis para apoiar a gestão das comunicações.
Perguntas frequentes sobre os prazos da Lei n.º 93/2021
Qual é o prazo para confirmar a receção de uma denúncia?
Nas denúncias internas, a entidade obrigada deve notificar o denunciante da receção no prazo de sete dias.
Qual é o prazo para responder a uma denúncia?
A Lei n.º 93/2021 estabelece que a entidade deve comunicar ao denunciante as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação no prazo máximo de três meses a contar da receção.
Os três meses começam depois dos sete dias iniciais?
Não. Ambos os prazos têm como referência a data de receção da denúncia.
A investigação tem de estar concluída em três meses?
A lei exige que sejam comunicadas ao denunciante, no prazo máximo de três meses, as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação. Essa obrigação não deve ser confundida automaticamente com a necessidade de conclusão de todas as diligências nesse mesmo prazo.
Existe um prazo de seis meses?
Nas denúncias externas, o prazo de três meses para comunicação das medidas pode ser alargado até seis meses quando a complexidade da denúncia o justifique. Esta extensão está prevista para denúncias externas.
O que significa o prazo de 15 dias?
O denunciante pode requerer a comunicação do resultado da análise. Nessa situação, a entidade deve comunicar esse resultado no prazo de 15 dias após a conclusão da análise.
Quanto tempo devem ser conservadas as denúncias?
As denúncias devem ser conservadas durante, pelo menos, cinco anos e, independentemente desse período, enquanto estiverem pendentes processos judiciais, administrativos ou disciplinares relacionados.
O calendário legal começa no momento em que a denúncia chega
A gestão de um canal de denúncias não começa quando alguém decide analisar o processo.
Começa no momento da receção.
É a partir dessa data que se tornam relevantes os principais marcos previstos na Lei n.º 93/2021:
7 dias para confirmar a receção.
Até 3 meses para comunicar as medidas previstas ou adotadas e a respetiva fundamentação.
15 dias após a conclusão da análise para comunicar o resultado, quando solicitado pelo denunciante.
Conhecer estes prazos é relativamente simples.
Garantir que são cumpridos de forma consistente, mantendo confidencialidade, rastreabilidade, independência e controlo de acessos, exige uma estrutura adequada.
É precisamente essa estrutura que transforma um canal de denúncias num processo efetivamente gerido.
O WhistleOn permite centralizar a receção e o acompanhamento das comunicações num ambiente concebido para uma gestão segura e estruturada do canal.
Conheça o WhistleOn e veja como organizar a gestão do canal de denúncias da sua organização.
